Planlæg dig til gode byggeprojekter
“If you fail to plan, you are planning to fail”, lyder det berømte citat fra Benjamin Franklin. Uanset, om dit firma er hyret til at bygge et nyt parcelhus eller 10 boligblokke, så betyder planlægning noget for din bundlinje. Det gør det, fordi alle byggeprojekter er forbundet med leverancer, aktiviteter og udgifter. I komplekse byggeprojekter fylder planlægning og projektledelse helt op til 20% af den samlede levering – og med god grund. Der ligger nemlig ofte mere i et projekt, end du lige regner med eller kan se med det blotte øje.
Hvad indeholder en god projektplan?
- Indsatsområder, faggrupper og afhængigheder
- Projektfaser og væsentlige beslutninger
- Tidsforbrug og økonomi
Der findes ingen “korrekt” formel på, hvordan du planlægger dine projekter. Det bedste planlægningsarbejde opstår i en kombination af forberedelse og erfaring. Prøv, næste gang, du planlægger et projekt, at involvere de personer, der kender arbejdsgangene bedst – uanset, om de befinder sig på kontoret eller “ude i marken”.
Er du planlægger, så er din vigtigste opgave at formidle din planlægning til dine medarbejdere. Brug derfor et digitalt værktøj som Mobilplan til at visualisere dine byggeprojekter. På den måde, har dine medarbejdere altid adgang til din planlægning – også ude i marken. Se videoen og bliv klogere på, hvordan du planlægger dine resurser og projekter med Mobilplan.
Sådan planlægger du det gode byggeprojekt – og øger din bundlinje
1) Synliggør projektets indsatsområder, faggrupper og afhængigheder
Start med at nedbryde dit byggeprojekt i indsatsområder. Et indsatsområde kunne være “anlæg og udendørsarealer”. Det kunne også være “rekruttering”, hvis I mangler bemanding på større projekter. Et bygge projekt kan således rumme 5-10 indsatsområder, der giver dig indblik i, hvad der skal laves – og ikke mindst: Hvem, der har ansvaret for hvad.
Det er givet, at når virkeligheden melder sig, så ændrer forudsætningerne sig for dit byggeprojekt. En betonkanon, der udskyder sin levering lige før weekenden, eller en elektriker, der ikke kan få de komponenter, han skal bruge i dit byggeprojekt. Når planen skrider, så er det guld værd, at du kan kigge ind i byggeprojektets indsatsområder – og rykke folk til andre opgaver, hvis det er nødvendigt. I den sammenhæng, giver det mening, at inddele dine folk i faggrupper, der fortæller noget om medarbejderens kvalifikationer, uddannelse, certificeringer og kurser, så du kan distribuere din arbejdskraft.
Som du kan se, er der meget forberedelse, der går forud for et byggeprojekt. Men det er netop derfor, at planlægning betyder noget for din bundlinje, fordi du er velforberedt og du er omstillingsparat, når udfordringerne melder sig.
2) Projektfaser og væsentlige beslutninger
Der findes et utal af projektstyringsmetoder. Uanset, hvilken metode, du hælder til, så er det altid en god idé at opdele dine byggeprojekter i mindre faser – også kaldet delleverancer. Det skaber et godt overblik over hele projektets forløb og tydeliggør, hvornår der sker hvad. Derudover, er delleverancer ofte forbundet med fakturering i større byggeprojekter. Det betyder, at du får din betaling for udført arbejde over flere omgange (per delleverance). Med andre ord, er du bedre stillet, hvis der opstår komplikationer undervejs, og du får brug for at hive i bremsen – f.eks., hvis din kunde ikke kan/vil betale for en delleverance.
Nu hvor vi er ved komplikationer, så hænder det, at der opstår uenighed om leverancer, arbejdsforhold og meget andet. Årsagen til uenighed vil vi ikke gøre os kloge på. Til gengæld, er det væsentligt, at du har et sted, hvor du samler alle dokumenter, aftaler og kontrakter – 0g gerne digitalt, så det altid kan tilgås af alle parter.
Bliv klogere på, hvordan du styrker din bundlinje med digital projekt- og sagsstyring her.
3) Tidsforbrug og økonomi
Du har identificeret dine indsatsområder, og du har styr på byggeprojektets delleverancer. Nu skal du nedfælde alle aktiviteter og opgaver. Her kan du med fordel trække på viden og erfaring fra de medarbejdere, der har løst lignende opgaver. Skab et miljø, hvor det er OK at byde ind og udfordre dig på din planlægning. Når du involverer dine folk på den måde, skaber du større ejerskab over de projekter, de arbejder på, og samtidigt får du indblik i, hvor lang tid det tager en medarbejder, at løse en bestemt opgave.
Hvad der præcist definerer en “opgave” er ofte et spørgsmål om temperament. Men selv små byggeprojekter kan rumme hundredvis af opgaver. En opgave i dit byggeprojekt kunne f.eks. være “montering af tag”. Det kunne også være, at du foretrækker at nedbryde dine opgaver yderligere f.eks. “opføre tagkonstruktion”, “lægge teglsten” og “isolere loftrum”. Målet med det grundige planlægningsarbejde er, at du er i stand til at bestemme hele projektets varighed, dets delleverancer og opgaver.
Få styr på din udgifter og indtægter i dit byggeprojekt
Vidste du, at Mobilplan automatisk udregner alle udgifter og indtægter ved at synkronisere varenumre, bemanding og materialeudgifter? Prøv Mobilplan i 14 dage helt gratis, eller book en demo med Shujan fra Mobilplan.
Shujan Karunalingam
IT Konsulent
Skal vi tage en snak?
Lad os tage en snak om, hvordan Mobilplan kan hjælpe jeres virksomhed.